Bài 4-Cấu trúc bảng

 1. Các khái niệm chính

      -Trường (field): Mỗi trường là một cột của bảng.

      -Bản ghi (record): Mỗi bản ghi là một hàng của bảng.

      -Kiểu dữ liệu (Data Type): Là kiểu dữ liệu lưu trong một trường. Mỗi trường có một kiểu dữ liệu

      *Một số kiểu dữ liệu thường dùng trong Access:

Kiểu dữ liệu	Mô tả	Kích thước lưu trữ
Text	Dữ liệu kiểu văn bản gồn các kí tự	0 - 255 kí tự
Number	Dữ liệu kiểu số	1,2,3,4 hoặc 8 byte
Date/Time	Dữ liệu kiểu ngày giờ	8 byte
Currency	Dữ liệu kiểu tiền tệ	8 byte
Autonumber	Dữ liệu kiểu số đếm, tăng tự động cho bản ghi mới và thường có bước tăng là 1	4 hoặc 16 byte
Yes/no	Dữ liệu kiểu boolean (lôgic)	1 bit
Memo	Dữ liệu kiểu văn bản	0 - 65536 kí tự

2. Tạo và sửa cấu trúc bản

a) Tạo cấu trúc bảng

      -Nháy Create → Table Design

-Sau khi thực hiện lệnh trên ta được giao diện như sau:

+Field Name: Nhập tên trường

          +Data Type: Chọn kiểu dữ liệu

          +Descropition: Mô tả trường

          +Field Properties: Chọn các tính chất của trường

*Một số tính chất trườngthường dùng:

      -Field size: Cho phép đặt kích thước tối đa cho dữ liệu của trường với các kiểu text, number, autonumber;

      -Format: Quy định cách hiển thị và in dữ liệu;

      -Caption: Thay tên trường bằng phụ đề dễ hiểu.

      -Default value: Xác định giá trị ngầm định đưa vào khi tạo bản ghi mới;

*Để thay đổi tính chất của một trường:

      -Nháy chuột vào dòng định nghĩa trường. Các tính chất của trường tương ứng sẽ xuất hiện trong phần Field Properties.

      -Thực hiện các thay đổi cần thiết

*Chỉ định khóa chính (Primary key)

      -Chọn trường làm khóa chính;

      -Nháy nút Primary Key (hình chìa khóa)

      -Lưu ý:

          +Khoá chính có thể là một hay nhiều trường.

          +Nếu không chỉ định khóa chính, Access sẽ tự động tạo một trường khoá chính có tên ID với kiểu AutoNumber

*Lưu cấu trúc của bảng

      -Chọn File à Save

-Nhập tên bảng vào ô Table Name trong hộp thoại Save As

-Nháy nút OK hoặc bấm phím Enter

b) Thay đổi cấu trúc của bảng

*Thay đổi thứ tự các trường:

      -Chọn trường muốn thay đổi vị trí, nháy chuột và giữ chuột trái.

      -Kéo trường đến vị trí mới.

      -Thả chuột

*Thêm trường

      -Nháy chọn vị trí muốn thêm trường

      -Nháy nút Insert Rows

-Nhập tên trường, chọn kiểu dữ liệu,…

*Xoá trường

      -Chọn trường muốn xoá

      -Nháy nút Delete Rows

*Thay đổi khoá chính

      -Chọn trường muốn chỉ định là khóa chính

      -Nháy nút Primary Key (hình chìa khóa)

c) Xoá và đổi tên bảng

*Xóa bảng

      -Nháy chuột phải lên tên bảng muốn xóa

      -Chọn Delete

*Đổi tên bảng

      -Nháy chuột phải lên bảng muốn đổi tên

      -Chọn Rename

-Nhập tên mới và bấm Enter

Bài 5-Các thao tác cơ bản trên bảng

 1. Cập nhật dữ liệu

a) Thêm bản ghi mới

     -Chọn Home à New

-Hoặc thêm dữ liệu trực tiếp vào bản ghi trắng ở cuối bảng

b) Chỉnh sửa

-Nháy chuột vào ô chứa dữ liệu tương ứng và thực hiện các thay đổi cần thiết.

c) Xóa bản ghi

-Chọn bản ghi muốn xóa

-Nháy nút Delete hoặc nhấn phím Delete

-Trong hộp thoại khẳng định xóa, chọn OK

2. Sắp xếp và lọc

a) Sắp xếp

-Chọn trường muốn sắp xếp

-Nháy nút Ascending (tăng dần) hoặc Descengding (giảm dần)

 b) Lọc

Lọc ra những bản ghi thỏa mãn một số điều kiện nào đó.

3. Tìm kiếm đơn giản

      -Chọn Home, nháy nút Find

     -Hộp thoại Find and Replace xuất hiện. 

-Trong ô Find What gõ cụm từ cần tìm.

     -Trong ô Look In:

         +Current field: Trường hiện hành

         +Current document: Tài liệu hiện hành

     -Trong ô Match: chọn cách thức tìm kiếm.

         +Any Part of Field (cụm từ cần tìm có thể là phần bất kì của trường)

         +Whole Field (cụm từ cần tìm là nội dung một ô);

         +Start of Field (cụm từ cần tìm phải nằm ở đầu của trường)

     -Nháy nút Find Next để thực hiện tìm kiếm.

*Lệnh Replace khác với Find ở chỗ sau khi tìm được cụm từ thì thay thế bởi cụm từ trong ô Replace With.

4. In dữ liệu

-Thực hiện tương tự như Word

Bài 6-Biểu mẫu (Form)

 1. Khái niệm

Biểu mẫu là một đối tượng trong CSDL Access được thiết kế để:

      -Hiển thị dữ liệu trong bảng dưới dạng thuận lợi để xem, nhập và sửa dữ liệu

     -Thực hiện các thao tác thông qua các nút lệnh (do người thiết kế tạo ra).

*Lưu ý: Dữ liệu nguồn cho biểu mẫu có thể lấy từ bảng hoặc mẫu hỏi.

2. Tạo biểu mẫu mới (dùng thuật sĩ)

    -Chọn (1) Create và nháy nút (2) Form Wizard

    -Trong hộp thoại Form Wizard:

          +Chọn bảng (hoặc mẫu hỏi) từ ô (1) Tables/Queries;

        +Chọn các trường đưa vào biểu mẫu từ ô (2) Available Fiels đưa sang ô (3) Seleted Field bằng cách nháy các nút (4) >  >>  nếu lấy dư có thể chuyển trả lại bằng các nút (5) <  <<

         +Nháy (6) Next để tiếp tục.

        -Chọn bố cục cho biểu mẫu (1)

 -Nháy nút Next

     -Nhập tiêu đề cho biểu mẫu (1)

     -Open the Form to view or enter information: Xem hay nhập thông tin (2)

     -Modify the form's design: Sửa đổi thiết kế. (3)

     -Nháy nút Finish để hoàn thành.

Ta đã có biểu mẫu dạng cột như sau:

Chuyển biểu mẫu sang chế độ thiết kế để chỉnh sửa

*Ở chế độ thiết kế ta có thể thực hiện các thao tác:

     -Thay đổi nội dung các tiêu đề;

     -Sử dụng phông chữ tiếng Việt;

     -Thay đổi kích thước trường

     -Di chuyển vị trí các trường

     -Sau khi thay đổi nháy nút Save để lưu biểu mẫu

3. Các chế độ làm việc của biểu mẫu

a).Chế độ biểu mẫu

     -Nháy đúp chuột vào tên biểu mẫu

b).Chế độ thiết kế

     -Nháy chuột phải lên tên biểu mẫu, chọn Design View

*Một số thao tác có thể thực hiện trong chế độ thiết kế:

     -Thêm/bớt, thay đổi vị trí, kích thước các trường dữ liệu;

     -Định dạng phông chữ cho các trường dữ liệu và các tiêu đề;

    -Tạo những nút lệnh (đóng biểu mẫu, chuyển đến bản ghi đầu, bản ghi cuối, …) để người dùng thao tác thuận tiện với dữ liệu.

Bài 7-Liên kết giữa các bảng

 1. Khái niệm

Liên kết giữa các bảng để lấy dữ liệu từ nhiều bảng

Có hai cách lập CSDL:

      -Cách 1: Lập CSDL gồm một bảng duy nhất chứa tất cả các thông tin cần thiết

     -Cách 2: Lập CSDL thành các bảng với các cấu trúc tương ứng.

*Lưu ý: cách thứ nhất có những nhược điểm sau:

     -Dư thừa dữ liệu

     -Không đảm bảo sự nhất quán của dữ liệu

2. Kỹ thuật tạo liên kết giữa các bảng

     -Mở CSDL

     -Nháy Database Tools

    -Nháy Relationships

    -Trong cửa sổ Show Table, nháy đúp và tên bảng để lấy các bảng ra cửa sổ Relationships

    -Nháy nút Close để đóng cửa sổ Show Table

    -Các bảng đã xuất hiện ra cửa sổ Relationships

    -Nháy và giữ chuột trái vào trường muốn liên kết của bảng này để vào trường muốn liên kết của bảng khác (Ma_khach_hang với Ma_khach_hang, Ma_mat_hang với Ma_mat_hang)

    -Cửa sổ Edit Relationships xuất hiện như hình bên dưới, nháy nút Create

    -Sau khi thực hiện xong cho các bảng, ta được kết quả như sau:

Bài 8-Truy vấn dữ liệu

 1. Các khái niệm

a) Mẫu hỏi

Mẫu hỏi thường được sử dụng để:

     -Sắp xếp các bản ghi

     -Chọn các bản ghi thỏa mãn các điều kiện cho trước

     -Chọn các trường để hiển thị

     -Thực hiện tính toán: tính trung bình cộng, tính tổng, ….

     -Tổng hợp và hiển thị thông tin từ nhiều bảng hoặc mẫu hỏi khác

b) Biểu thức

-Các phép toán thường dùng:

   + Phép toán số học: +,-,∗,/

   + Phép toán so sánh: <, >, <=,>=,=,<>

   + Phép toán Lôgic: AND, OR, NOT

-Toán hạng trong các biểu thức có thể là:

   + Tên trường: (đóng vai trò các biến) được ghi trong dấu ngoặc vuông. Ví dụ: [TOAN], [LUONG]

   + Hằng số, ví dụ: 0.1; 1000000,…

   + Hằng văn bản, được viết trong dấu nháy kép, ví dụ: "Nam", "Nữ",…

   + Hàm: (sum, avg, …)

-Biểu thức số học được sử dụng để mô tả các trường tính toán trong mẫu hỏi

-Biểu thức logic được sử dụng trong các trường hợp sau:

     +Thiết lập bộ lọc cho bảng

     +Thiết lập điều kiện lọc để tạo mẫu hỏi

c) Các hàm

     SUM: Tính tổng

     AVG: Tính giá trị trung bình

     MIN: Tìm giá trị nhỏ nhất

     MAX: Tìm giá trị lớn nhất

     COUNT: Đếm các ô khác rỗng

     *Lưu ý: bốn hàm đầu tiên chỉ thực hiên trên kiểu dữ liệu số.

2. Tạo mẫu hỏi (bằng cách tự thiết kế)

     -Nháy Create rồi nháy Query Design

    -Trong cửa sổ Show Table, nháy đúp vào tên bảng, nháy nút Close để đóng cửa sổ Show Table

    -Trong cửa sổ thiết kế, nháy đúp vào tên các trường muốn đưa vào mẫu hỏi

    -Trong vùng lưới của mẫu hỏi có các hàng có ý nghĩa như sau:

             +Field: Khai báo tên các trường được chọn.

             +Table: Tên bảng chứa trường tương ứng.

             +Sort: Xác định (các) trường cần sắp xếp.

             +Show: Xác định (các) trường xuất hiện trong mẫu hỏi.

           +Criteria: Mô tả điều kiện để chọn các bản ghi đưa vào mẫu hỏi. Các điều kiện được viết dưới dạng biểu thức lôgic.

    -Khi đang ở chế độ thiết kế, ta có thể xem kết quả mẫu hỏi bằng cách nháy vào nút Run

3. Ví dụ áp dụng

      -Mở CSDL QuanLi_HS

      -Nháy Create, nháy Query Design

    -Trong cửa sổ Show Table, nháy đúp vào tên bảng HOC_SINH

    -Nháy nút Close để đóng cửa sổ Show Table

        -Nháy đúp chuột vào các trường MaSo, HoDem, Ten, Toan, Li, Hoa, Van, Tin

       -Trên dòng Criteria, tại các cột Toan, Li, Hoa, Van, Tin nhập vào >=6.5 như hình bên dưới:

    -Nháy chuột vào Run để xem kết quả