Bài 6-Báo cáo và kết xuất báo cáo (Tin 12)

1.Khái niệm báo cáo

Báo cáo thường được sử dụng để:
-Thể hiện được sự so sánh và tổng hợp thông tin từ các nhóm dữ liệu;
-Trình bày nội dung văn bản theo mẫu quy định.
2.Dùng thuật sĩ để tạo báo cáo
    -Mở CSDL
    -Chọn Create
    -Chọn Report Wizard

-Trong hộp thoại Report Wizard

            +Chọn bảng (hoặc mẫu hỏi) từ ô Tables/Queries;

            +Chọn các trường đưa vào báo cáo từ ô Available Fiels đưa sang ô Seleted Field bằng cách nháy các dấu >  >> nếu dư có thể chuyển trả lại bằng các dấu <  << 

             +Nháy Next để tiếp tục

      -Lấy trường muốn gộp nhóm

-Nháy Next

      -Chọn trường muốn sắp xếp thứ tự

+Chọn Ascending (tăng dần) hoặc Descending (giảm dần)

        -Nháy Next

        -Chọn kiểu hiển thị báo cáo

        -Nháy Next

        -Nhập tiêu đề cho báo cáo

        -Nháy Finish

Bài 5-Truy vấn dữ liệu (Tin 12)

 1. Các khái niệm

a) Mẫu hỏi

Mẫu hỏi thường được sử dụng để:

     -Sắp xếp các bản ghi

     -Chọn các bản ghi thỏa mãn các điều kiện cho trước

     -Chọn các trường để hiển thị

     -Thực hiện tính toán: tính trung bình cộng, tính tổng, ….

     -Tổng hợp và hiển thị thông tin từ nhiều bảng hoặc mẫu hỏi khác

b) Biểu thức

-Các phép toán thường dùng:

   + Phép toán số học: +,-,∗,/

   + Phép toán so sánh: <, >, <=,>=,=,<>

   + Phép toán Lôgic: AND, OR, NOT

-Toán hạng trong các biểu thức có thể là:

   + Tên trường: (đóng vai trò các biến) được ghi trong dấu ngoặc vuông. Ví dụ: [TOAN], [LUONG]

   + Hằng số, ví dụ: 0.1; 1000000,…

   + Hằng văn bản, được viết trong dấu nháy kép, ví dụ: "Nam", "Nữ",…

   + Hàm: (sum, avg, …)

-Biểu thức số học được sử dụng để mô tả các trường tính toán trong mẫu hỏi

-Biểu thức logic được sử dụng trong các trường hợp sau:

     +Thiết lập bộ lọc cho bảng

     +Thiết lập điều kiện lọc để tạo mẫu hỏi

c) Các hàm

     SUM: Tính tổng

     AVG: Tính giá trị trung bình

     MIN: Tìm giá trị nhỏ nhất

     MAX: Tìm giá trị lớn nhất

     COUNT: Đếm các ô khác rỗng

     *Lưu ý: bốn hàm đầu tiên chỉ thực hiên trên kiểu dữ liệu số.

2. Tạo mẫu hỏi (bằng cách tự thiết kế)

     -Nháy Create rồi nháy Query Design

    -Trong cửa sổ Show Table, nháy đúp vào tên bảng, nháy nút Close để đóng cửa sổ Show Table

    -Trong cửa sổ thiết kế, nháy đúp vào tên các trường muốn đưa vào mẫu hỏi

    -Trong vùng lưới của mẫu hỏi có các hàng có ý nghĩa như sau:

             +Field: Khai báo tên các trường được chọn.

             +Table: Tên bảng chứa trường tương ứng.

             +Sort: Xác định (các) trường cần sắp xếp.

             +Show: Xác định (các) trường xuất hiện trong mẫu hỏi.

           +Criteria: Mô tả điều kiện để chọn các bản ghi đưa vào mẫu hỏi. Các điều kiện được viết dưới dạng biểu thức lôgic.

    -Khi đang ở chế độ thiết kế, ta có thể xem kết quả mẫu hỏi bằng cách nháy vào nút Run

3. Ví dụ áp dụng

      -Mở CSDL QuanLi_HS

      -Nháy Create, nháy Query Design

    -Trong cửa sổ Show Table, nháy đúp vào tên bảng HOC_SINH

    -Nháy nút Close để đóng cửa sổ Show Table

        -Nháy đúp chuột vào các trường MaSo, HoDem, Ten, Toan, Li, Hoa, Van, Tin

       -Trên dòng Criteria, tại các cột Toan, Li, Hoa, Van, Tin nhập vào >=6.5 như hình bên dưới:

    -Nháy chuột vào Run để xem kết quả

Bài 4-Biểu mẫu (Form) trong Access 2010 (Tin 12)

Bài 4-Biểu mẫu (Form) trong Access 2010. Đây là lý thuyết môn tin học dành cho học sinh khối 12 của trường THPT Quốc Thái, huyện An Phú - An Giang. Các em học sinh các trường khác có thể dùng làm tài liệu tham khảo!

Bài 3-Các thao tác cơ bản trên bảng (Tin 12)

Bài 3-Các thao tác cơ bản trên bảng. Đây là lý thuyết môn tin học dành cho học sinh khối 12 của trường THPT Quốc Thái, huyện An Phú - An Giang. Các em học sinh các trường khác có thể dùng làm tài liệu tham khảo!

CỦNG CỐ - DẶN DÒ

>> Xem lại lý thuyết bài 3
>> Xem video lý thuyết bài 3
>> Làm bài tập thực hành 4-Các thao tác cơ bản trên bảng
>> Xem video hướng dẫn làm bài tập và thực hành 4-Các thao tác cơ bản trên bảng

Bài 2-Cấu trúc bảng (Table) trong Microsoft Access 2010 (Tin 12)

Bài 2-Cấu trúc bảng (Table) trong Microsoft Access 2010 (Tin 12).Đây là bài học lý thuyết dành cho các em học sinh khối 12 trường THPT Quốc Thái huyện An Phú - An Giang. Các em học sinh của các trường khác có thể dùng để tham khảo nhé!

Bài 1-Làm quen với hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2010 (Tin 12)

Đây là bài học lý thuyết dành cho các em học sinh khối 12 trường THPT Quốc Thái huyện An Phú - An Giang. Các em học sinh của các trường khác có thể dùng để tham khảo nhé!

Bài 1-Một số khái niệm cơ bản

1. Bài toán quản lí

     Các bài toán quản lí phổ biến như: quản lí công ty, quản lí khách sạn, quản lí bệnh viện, quản lí học sinh trong nhà trường, …

2. Các công việc thường gặp khi xử lí thông tin của một tổ chức

a) Tạo lập hồ sơ

     Để tạo lập hồ sơ, cần thực hiện các công việc như sau:

         -Xác định chủ thể cần quản lý

         -Xác định cấu trúc hồ sơ.

         -Thu thập, tập hợp hồ sơ thông tin cần thiết cho hồ sơ từ nhiều nguồn khác nhau và lưu trữ chúng theo đúng cấu trúc đã xác định.

b) Cập nhật hồ sơ

      -Sửa chữa hồ sơ: thay đổi một vài thông tin không còn đúng.

     -Thêm hồ sơ: bổ sung thêm hồ sơ cho cá thể mới tham gia tổ chức.

     -Xoá hồ sơ: xoá hồ sơ của cá thể mà tổ chức không quản lý

c) Khai thác hồ sơ

     -Sắp xếp hồ sơ theo một tiêu chí nào đó phù hợp với yêu cầu.

     -Tìm kiếm là tra cứu các thông tin có sẵn thoả mãn một số điều kiện nào đó.

     -Thống kê là cách khai thác hồ sơ dựa trên tính toán để đưa ra các thông tin đặc trưng.

     -Lập báo cáo là sử dụng các kết quả tìm kiếm, thống kê, sắp xếp các bộ hồ sơ theo một yêu cầu nào đó.

3. Hệ cơ sở dữ liệu

a) Khái niệm cơ sở dữ liệu và hệ quản trị cơ sở dữ liệu

     Một cơ sở dữ liệu (Database): là một tập hợp các dữ liệu có liên quan với nhau, chứa thông tin của một tổ chức nào đó, được lưu trữ trên các thiết bị nhớ để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin của nhiều người dùng với nhiều mục đích khác nhau.

     Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database Management System) là phần mềm cung cấp môi trường thuận lợi và hiệu quả để tạo lập, lưu trữ và khai thác thông tin của CSDL.

*Để lưu trữ và khai thác thông tin bằng máy tính cần phải có:

     -CSDL

     -Hệ QTCSDL

     -Các thiết bị vật lý (máy tính, đĩa cứng, mạng máy tính…)

b) Các mức thể hiện của CSDL

     -Mức vật lý:

     -Mức khái niệm:

     -Mức khung nhìn:

c) Các yêu cầu cơ bản của hệ CSDL

     -Tính cấu trúc

     -Tính toàn vẹn

     -Tính nhất quán

     -Tính an toàn và bảo mật thông tin

     -Tính độc lập

     -Tính không dư thừa

Bài 2-Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

 1. Các chức năng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu

a) Cung cấp môi trường tạo lập cơ sở dữ liệu

     -Hệ QTCSDL phải cung cấp môi trường cho người dùng dễ dàng khai báo kiểu dữ liệu, các cấu trúc dữ liệu thể hiện thông tin và các ràng buộc trên dữ liệu.

     -Mỗi hệ QTCSDL cung cấp cho người dùng một ngôn ngữ định nghĩa dữ liệu để người dùng có thể tạo lập CSDL.

b) Cung cấp môi trường cập nhật và khai thác dữ liệu

     Ngôn ngữ để người dùng diễn tả yêu cầu cập nhật hay khai thác thông tin được gọi là ngôn ngữ thao tác dữ liệu. Thao tác dữ liệu gồm:

     -Cập nhật (nhập, sửa, xoá dữ liệu);

     -Khai thác (sắp xếp, tìm kiếm, kết xuất báo cáo, …)

     Ngôn ngữ CSDL được dùng phổ biến hiện nay là SQL (Structured Query Language)

c) Cung cấp công cụ kiểm soát, điều khiển truy cập vào cơ sở dữ liệu

     Hệ QTCSDL phải có các bộ chương trình thực hiện nhiệm vụ sau:

         -Phát hiện và ngăn chặn sừ truy cập không được phép.

         -Duy trì tính nhất quán dữ liệu

         -Tổ chức và điều khiển các truy cập đồng thời

         -Khôi phục CSDL khi có sự cố phần cứng hay phần mềm

         -Quản lý các mô tả dữ liệu

2. Hoạt động của một hệ cơ sở dữ liệu

     -Mỗi hệ QTCSDL gồm nhiều thành phần (môđun), trong đó có hai thành phần chính là bộ xử lý truy vấn (xử lý yêu cầu) và bộ quản lý dữ liệu

     -Một số chức năng của Hệ QTCSDL được hỗ trợ bởi HĐH nên mỗi hệ QT CSDL phải có các tương tác cần thiết với hệ điều hành

     -Khi người dùng yêu cầu, hệ QTCSDL gửi yêu cầu đến thành phần có nhiệm vụ thực hiện và yêu cầu hệ điều hành tìm một số tệp dữ liệu cần thiết.

     -Các tệp tìm thấy được chuyển về hệ QTCSDL xử lí và kết quả được trả cho người dùng.

3. Vai trò của con người khi làm việc với hệ cơ sở dữ liệu

a) Người quản trị cơ sở dữ liệu

     -Là một người hay một nhóm người được trao quyền điều hành hệ CSDL.

     -Chịu trách nhiệm quản lý tài nguyên như CSDL, hệ QT CSDL và các phần mềm liên quan.

b) Người lập trình ứng dụng

     Viết ra các chương trình ứng dụng đáp ứng nhu cầu khai thác của nhóm người dùng.

c) Người dùng

     -Là người có nhu cầu khai thác thông tin từ CSDL.

     -Tương tác với hệ thống thông qua ứng dụng.

     -Điền các nội dung mô tả yêu cầu của mình vào biểu mẫu.

     -Người dùng được phân thành từng nhóm, mỗi nhóm có một số quyền hạn nhất định để truy cập và khai thác CSDL.

4. Các bước xây dựng cơ sở dữ liệu

     Bước 1. Khảo sát

     Bước 2.Thiết kế

     Bước 3. Kiểm thử

Bài 3-Giới thiệu Microsoft Access

 1. Phần mềm Microsoft Accesss

     Phần mềm Microsoft Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu nằm trong bộ phần mềm Microsoft Office của hãng Microsoft dành cho máy tính cá nhân và máy tính trong mạng cục bộ.

2. Khả năng của Access

a) Access có những khả năng nào?

     Cung cấp công cụ tạo lập, lưu trữ, cập nhật và khai thác dữ liệu.

b) Ví dụ

     Bài toán quản lí học sinh của một lớp học. Giúp giáo viên quản lí học sinh lớp, cập nhật thông tin, tính điểm trung bình môn, …

3. Các đối tượng chính của Access

a) Các loại đối tượng chính của Access

     -Bảng (Table): Dùng để lưu dữ liệu.

     -Mẫu hỏi (Query): Dùng để sắp xếp, tìm kiếm và kết xuất dữ liệu xác định từ một hoặc nhiều bảng

     -Biểu mẫu (Form): Giúp tạo giao diện thuận tiện cho việc nhập hoặc hiển thị thông tin

     -Báo cáo (Report): Được thiết kế để định dạng, tính toán, tổng hợp các dữ liệu được chọn và in ra

b) Ví dụ

     Cơ sở dữ liệu ″Quản lí học sinh″ có thể gồm:

     -Bảng:

         +HOC_SINH

     -Biểu mẫu:

         +Nhap HS: dùng để cập nhật thông tin về học sinh

         +Nhap Diem: dùng để cập nhật điểm trung bình môn của học sinh

     -Một số mẫu hỏi: để xem thông tin của một học sinh hay cả lớp theo điều kiện nào đó.

     -Một số báo cáo: xem và in ra bảng điểm môn Tin học, danh sách đoàn viên, thống kê điểm số, …

     *Lưu ý: mỗi đối tượng được Access quản lí dưới một tên, tên của đối tượng được tạo bởi các chữ cái, chữ số và có thể có dấu cách

Ví dụ HOC_SINH, Nhap HS, …

4. Một số thao tác cơ bản

a) Khởi động Access

     +Cách 1: Start → All Programs → Microsoft Office → Microsoft Access 2010

     +Cách 2: Nháy đúp vào biểu tượng Microsoft Access trên màn hình.

Khi đó màn hình làm việc của Access có dạng:

b) Tạo cơ sở dữ liệu mới

     -Nháy đúp chuột vào Blank database

-Chọn File à Save Database As

-Chọn Yes

-Chọn ổ đĩa lưu cơ sở dữ liệu

     -Dòng File name: Đặt tên cho cơ sở dữ liệu

     -Nháy nút Save để lưu cơ sở dữ liệu

-Khi đó màn hình cơ sở dữ liệu còn trống, chưa có đối tượng nào

c) Mở cơ sở dữ liệu đã có

     -Chọn lệnh File → Open → tìm và nháy đúp vào tên CSDL cần mở

*Chú ý: Tại mỗi thời điểm Access chỉ làm việc với một CSDL.

d) Kết thúc phiên làm việc với Access

     -Chọn File → Exit hoặc nháy vào nút X ở góc trên bên phải màn hình

5. Làm việc với các đối tượng

a) Chế độ làm việc với các đối tượng

     -Chế độ thiết kế (Design View): tạo mới hoặc thay đổi cấu trúc bảng, mẫu hỏi, thay đổi cách trình bày và định dạng biểu mẫu, báo cáo.

     -Chế độ trang dữ liệu (Datasheet View): hiển thị dữ liệu dạng bảng, cho phép xem, xoá hoặc thay đổi các dữ liệu đã có.

b) Tạo đối tượng mới

     -Dùng các mẫu dựng sẵn (wizard-thuật sĩ))

     -Người dùng tự thiết kế

     *Thuật sĩ (wizard): là chương trình hướng dẫn từng bước giúp tạo các đối tượng CSDL từ các mẫu dựng sẵn

c) Mở đối tượng

     -Trong cửa sổ của loại đối tượng tương ứng, nháy đúp lên tên của đối tượng để mở nó.